Bestellungen, Rechnungen, Anfragen, Belege und Anträge kommen als Mail, PDF oder Zettel. Delegario liest sie, prüft sie gegen das, was in Ihrem System steht, und legt sie zur Freigabe vor. Für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung.
Wer im Mittelstand eine Stelle im Innendienst oder in der Buchhaltung besetzen will, wartet lange. Die Arbeit wartet nicht. Automatisierung nimmt die Schritte ab, die niemand gern macht: abtippen, vergleichen, hinterhertelefonieren. Dafür braucht es keinen zusätzlichen Kopf, und Ihr Team entscheidet, statt nach Leuten zu suchen. So sieht Digitalisierung der Verwaltung im Mittelstand aus: kleine, wiederkehrende Abläufe, die fertig vorbereitet ankommen.
Wählen Sie ein Beispiel. Aus dem, was ohnehin bei Ihnen eingeht, wird eine geprüfte Vorlage, wiederholbar und von Ihrem Team freigegeben.
Alles landet in einem Postfach: Bestellungen als PDF, Anfragen im Fließtext, Rechnungen als Anhang. Jemand öffnet, liest, tippt ab und verteilt.
Jede Nachricht wird erkannt, die Positionen werden ausgelesen und als Entwurf im richtigen System angelegt. Ihr Team sieht eine Liste und gibt frei.
| Absender | Erkannt als | Ergebnis |
|---|---|---|
| Muster Pflege gGmbH | Bestellung | Auftragsentwurf mit 14 Positionen angelegt |
| Beispiel Bau GmbH | Anfrage | Angebotsentwurf mit Preisen aus dem System |
| Muster Chemie KG | Rechnung | an die Rechnungsprüfung übergeben |
| Beispiel Gastro GmbH | Rückfrage | ein Artikel nicht im Stamm, Antwort vorbereitet |
| Muster Klinik | Bestellung | Auftragsentwurf mit 6 Positionen angelegt |
| Heute | 36 von 38 Vorgängen ohne Rückfrage vorbereitet | |
Beispieldaten. Vorgangsart anklicken, um die Zeilen hervorzuheben. Angelegt wird als Entwurf, gebucht wird nach Ihrer Freigabe.
Die Eingangsrechnung kommt, jemand sucht die Bestellung, vergleicht Mengen und Preise Zeile für Zeile und prüft den Lieferschein. Skonto verfällt, weil die Rechnung zu lange liegt.
Rechnung, Bestellung und Wareneingang werden automatisch verglichen. Stimmt alles, liegt die Rechnung zur Freigabe bereit. Weicht etwas ab, steht der Unterschied markiert daneben.
| Lieferant | Rechnung | Bestellung | Abweichung | Status |
|---|---|---|---|---|
| Muster Chemie KG | 4.860,00 € | 4.860,00 € | keine | freigabebereit |
| Beispiel Verpackung GmbH | 1.212,50 € | 1.150,00 € | Preis +5,4 % | klären |
| Muster Logistik GmbH | 2.340,00 € | 2.340,00 € | keine | freigabebereit |
| Beispiel Technik e.K. | 980,00 € | 1.120,00 € | 7 statt 8 Stück geliefert | klären |
| Muster Büro KG | 415,30 € | 415,30 € | keine | freigabebereit |
| Auszug | 5 von 24 Rechnungen brauchen eine Entscheidung | |||
freigabebereitklärenabgelehnt
Beispieldaten. Wir vergleichen und markieren. Ob eine Abweichung akzeptiert wird, entscheidet Ihre Buchhaltung.
Kündigungsfristen von Verträgen, Prüftermine, Zertifikate, Skontofristen, Leasingenden: verteilt auf Ordner, Kalender und Köpfe. Meist fällt es erst auf, wenn der Termin vorbei ist.
Ein Blatt führt zusammen, was in den nächsten Wochen fällig wird, sortiert nach dem, was zuerst abläuft. Die Erinnerung kommt rechtzeitig, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
| Vorgang | Art | Ablauf | Rest |
|---|---|---|---|
| Rahmenvertrag Gebäudereinigung | Kündigungsfrist | 22.09.2026 | 5 Tage |
| Rechnung Muster Chemie KG | Skontofrist 2 % | 24.09.2026 | 7 Tage |
| Gabelstapler Halle 2 | Jährliche Prüfung | 28.09.2026 | 11 Tage |
| ISO-9001-Zertifikat | Überwachungsaudit | 01.10.2026 | 14 Tage |
| Firmenwagen 3 | Leasingende | 12.10.2026 | 25 Tage |
| Lizenz Warenwirtschaft | Verlängerung | 15.10.2026 | 28 Tage |
| Fällig | 4 Vorgänge in den nächsten 14 Tagen | ||
Beispieldaten. Wir liefern die Übersicht zu. Was gekündigt, verlängert oder bezahlt wird, entscheiden Sie.
Urlaubsanträge per Mail, Resturlaub in Excel, Stunden auf Zetteln. Und wenn jemand neu anfängt, fehlt am ersten Tag der Zugang zum System.
Antrag, Freigabe und Resttage laufen an einer Stelle zusammen. Für den Eintritt läuft eine Checkliste durch: Zugänge, Geräte, Unterweisungen, jeder Schritt mit Zuständigkeit und Datum.
| Schritt | Zuständig | Fällig | Status |
|---|---|---|---|
| Arbeitsvertrag unterschrieben | Geschäftsführung | 05.09.2026 | erledigt |
| Laptop bestellt | Einkauf | 15.09.2026 | überfällig |
| E-Mail-Konto angelegt | IT-Dienstleister | 24.09.2026 | erledigt |
| Zugang Warenwirtschaft | Teamleitung | 29.09.2026 | offen |
| Schlüssel und Zutritt | Verwaltung | 30.09.2026 | erledigt |
| Sicherheitsunterweisung | Fachkraft für Arbeitssicherheit | 01.10.2026 | offen |
| Auszug | 1 Schritt überfällig, 2 offen, 5 erledigt | ||
erledigtoffenüberfällig
Beispieldaten. Die Liste erinnert die Zuständigen. Wer welchen Zugang bekommt, entscheiden Sie. Wo ein Betriebsrat besteht, binden wir ihn vor dem Aufbau ein.
Die Anfrage kommt per Mail, oft als Liste gewünschter Artikel oder als Bestellzettel eines anderen Anbieters. Jemand sucht Artikelnummern, Preise und Konditionen zusammen, fragt Lieferzeiten ab und baut das Angebot aus dem letzten um. Bis es rausgeht, hat der Kunde woanders bestellt.
Die Positionen werden ausgelesen und dem Artikelstamm zugeordnet. Preise und Kundenkonditionen kommen aus Ihrem System. Nennt der Kunde ein Fremdprodukt, steht der passende Artikel aus Ihrem Sortiment als Vorschlag daneben. Der Entwurf liegt zur Prüfung bereit.
| Anfrage von | Positionen | Ergebnis | Status |
|---|---|---|---|
| Beispiel Klinik gGmbH | 12 | Entwurf über 3.480,00 € netto | Entwurf bereit |
| Muster Hausverwaltung GmbH | 4, davon 1 Fremdartikel | Entwurf mit Vorschlag aus dem eigenen Sortiment | Entwurf bereit |
| Beispiel Gastro GmbH | 9 | Staffelpreis geprüft, Entwurf über 1.260,00 € | Entwurf bereit |
| Muster Werkstatt e.K. | 6, davon 2 unklar | Rückfrage zu Menge und Ausführung vorbereitet | Rückfrage |
| Beispiel Bau GmbH | 15 | Entwurf über 6.910,00 € netto | Entwurf bereit |
| Auszug | 5 von 7 Anfragen mit fertigem Entwurf | ||
Entwurf bereitRückfrage
Beispieldaten. Wir bereiten vor. Preis, Nachlass und Freigabe bleiben bei Ihrem Vertrieb.
Belege liegen im Postfach, im Ordner und in der Kasse. Am Monatsende sammelt jemand alles zusammen, ordnet zu, gleicht mit dem Konto ab, packt den Export für den Steuerberater und baut die Auswertung in Excel. Jeden Monat von vorn, und die Zahlen sind fertig, wenn niemand mehr danach fragt.
Belege werden erkannt, dem Vorgang zugeordnet und mit den Zahlungen abgeglichen. Am Monatsersten liegt die Übersicht vor: offene Posten, fällige Zahlungen, Umsatz nach Kunde, Export für den Steuerberater. Was fehlt, steht auf einer Liste mit Namen.
| Bereich | Stand | Offen | Status |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | 96 erfasst, 94 zugeordnet | 2 ohne Bestellbezug | offen |
| Ausgangsrechnungen | 118 gestellt, 109 bezahlt | 9 offen, davon 3 überfällig | offen |
| Kassenbelege | 41 erfasst | keine | vollständig |
| Umsatz nach Kunde | Übersicht bereit | keine | vollständig |
| Export für den Steuerberater | vorbereitet | 3 Belege fehlen, Liste liegt vor | offen |
| Auszug | 203 von 214 Belegen zugeordnet, 3 fehlen | ||
vollständigoffen
Beispieldaten. Wir sortieren, gleichen ab und bereiten vor. Gebucht wird bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater, wir erbringen keine Steuerberatung.
Das sind sechs von vielen Beispielen. Preislisten der Lieferanten, Auftragsbestätigungen, Bestellvorschläge aus Beständen, Sicherheitsdatenblätter, Nachfassen bei überfälligen Lieferungen: Überall dort, wo in Ihrem Betrieb dieselbe Handarbeit jede Woche wiederkehrt, lässt sich meist etwas bauen. Sagen Sie uns, was bei Ihnen am meisten Zeit kostet, wir schauen es uns an.
Wir ersetzen weder Ihre Warenwirtschaft noch Ihre Buchhaltungssoftware. Wir arbeiten auf dem, was dort ohnehin ein- und ausgeht: Postfächer, PDF, Exporte, Formulare. Angelegt wird über dokumentierte Schnittstellen oder als Entwurf, den Ihr Team übernimmt. Schreibende Zugriffe erfolgen ausschließlich über dokumentierte Schnittstellen oder über ein mit Ihnen schriftlich vereinbartes Verfahren.
Ausgewertet wird auf Servern in der EU oder lokal bei Ihnen. Einzelne Dienste mit Drittlandbezug setzen wir nur mit Ihrer Kenntnis und auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln ein; welche das sind, steht namentlich im Auftragsverarbeitungsvertrag. Aus Ihrem Haus geht nur, was Sie vorher freigegeben haben.
Sie nennen uns den Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Wir bauen genau diesen einen Ablauf. Danach entscheiden Sie, ob ein zweiter folgt.
Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen: Wir nehmen an einem Arbeitstermin Ihre Abläufe auf und sortieren sie nach Aufwand und Wirkung.
Was gebaut ist, muss laufen. Wir überwachen die Abläufe, kümmern uns um Änderungen an Schnittstellen und Formaten und bauen aus, wenn Bedarf entsteht.
Sie müssen nicht den ganzen Betrieb umbauen. Ein Vorgang reicht als Anfang. Wie lange der erste dauert, sagen wir Ihnen nach dem Erstgespräch. Was wir vorher wissen müssen, klären wir dort, kostenfrei und ohne Verpflichtung, vor Ort in der Pfalz und im Rhein-Neckar-Raum, etwa in Mannheim, Ludwigshafen oder Karlsruhe, oder per Video.
Diese Seite zeigt, was Automatisierung für Ihren Betrieb bedeutet. Wie wir vorgehen und wo KI zuarbeitet, steht auf der Startseite. Wer dahintersteht, zeigt die Teamseite.
Nein. Ihr System bleibt führend. Wir arbeiten auf dem, was ohnehin bei Ihnen entsteht: Postfächer, PDF, Exporte, Formulare. Angelegt wird über dokumentierte Schnittstellen oder als Entwurf, den Ihr Team übernimmt.
Dann wird nichts still übernommen. Der Vorgang landet mit dem markierten Unterschied auf einer Liste, und eine Person bei Ihnen entscheidet. Die Schwelle, ab wann etwas als eindeutig gilt, legen Sie fest.
Sie. Wir bereiten vor, prüfen und legen vor. Freigegeben wird bei Ihnen, und diese Freigabe ist dokumentiert. Kein automatischer Ablauf bucht oder versendet ohne diese Freigabe.
Genau dafür sind wir da. Wir bauen, betreiben und überwachen die Abläufe und melden uns, wenn sich ein Format oder eine Schnittstelle ändert. Sie brauchen dafür niemanden im eigenen Haus.
Ausgewertet wird auf Servern in der EU oder lokal bei Ihnen. Eingesetzt werden nur Dienste, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Einzelne Dienste mit Drittlandbezug nutzen wir nur mit Ihrer Kenntnis und auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Die vollständige Liste steht offen im AVV.
Mit einem kurzen Erstgespräch. Wir schauen gemeinsam, welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, und starten mit genau diesem einen. Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist das Prozess-Audit der Einstieg.
Wir melden uns in der Regel innerhalb von zwei Werktagen bei Ihnen.