Individuelle Software für den Mittelstand Ihr System bleibt. Das Abtippen hört auf.

Bestellungen, Rechnungen, Anfragen, Belege und Anträge kommen als Mail, PDF oder Zettel. Delegario liest sie, prüft sie gegen das, was in Ihrem System steht, und legt sie zur Freigabe vor. Für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung.

Kurzes Erstgespräch Beispiele ansehen
Team am Besprechungstisch mit Auswertungen, Laptops und Notizen
Nichts wird ohne Ihre Freigabe gebuchtIhr Team gibt jeden Vorgang frei
Mail, PDF, Portalgelesen, zugeordnet, vorbereitet
Deutschlandbetrieben in deutschen Rechenzentren oder bei Ihnen, Ausnahmen stehen offen im AVV
Freigabedurch Ihr Team, vor jeder Buchung
Warum jetzt

Die Leute fehlen. Die Routine bleibt.

22 %der Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten erledigen ihre Büro- und Verwaltungsprozesse überwiegend auf Papier. 58 % versenden Rechnungen zumindest in Einzelfällen noch per Briefpost.Bitkom Digital Office Index 2024 (öffnet in neuem Tab), S. 41 und 49, 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Befragung Frühjahr 2024, abgerufen 17.09.2026
2028Spätestens für Umsätze ab dem 01.01.2028 müssen inländische Unternehmen ihren Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31.12.2026 ist Papier für alle zulässig. Ab dem 01.01.2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, ab dem 01.01.2028 für niemanden mehr. PDF braucht in beiden Fällen die Zustimmung des Empfängers. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025.§ 14 UStG (öffnet in neuem Tab) · § 27 Abs. 38 UStG (öffnet in neuem Tab) · § 34a UStDV · BMF-FAQ E-Rechnung (öffnet in neuem Tab), Stand 23.03.2026, abgerufen 17.09.2026. Allgemeine Information, kein steuerlicher Rat.
über 40 %der kleinen und mittleren Unternehmen kämpfen mit Schwierigkeiten bei der Stellenbesetzung. 83 % aller befragten Unternehmen erwarten in den kommenden Jahren negative Auswirkungen durch fehlende Fachkräfte.DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 (öffnet in neuem Tab), rund 22.000 befragte Unternehmen, veröffentlicht 19.12.2025, abgerufen 17.09.2026

Wer im Mittelstand eine Stelle im Innendienst oder in der Buchhaltung besetzen will, wartet lange. Die Arbeit wartet nicht. Automatisierung nimmt die Schritte ab, die niemand gern macht: abtippen, vergleichen, hinterhertelefonieren. Dafür braucht es keinen zusätzlichen Kopf, und Ihr Team entscheidet, statt nach Leuten zu suchen. So sieht Digitalisierung der Verwaltung im Mittelstand aus: kleine, wiederkehrende Abläufe, die fertig vorbereitet ankommen.

In unter einer Minute

Einmal von Hand. Einmal vorbereitet.

Derselbe Vorgang zweimal: wie eine Bestellung heute durch drei Programme wandert, abgetippt, Feld für Feld – und wie sie aussieht, wenn das System sie vorbereitet und Sie nur noch freigeben.

Die Eingangsszene ist KI-generiert. Die gezeigte Oberfläche ist im Delegario-Design nachgebaut; Firmennamen, Artikelnummern und Belege sind frei erfunden.

Was wir bauen

Nicht noch ein System. Eine Oberfläche darüber.

Bis eine Bestellung als Ware das Haus verlässt, ist sie durch fünf Programme gelaufen: Posteingang, ERP, Bestandsliste, Speditionsportal, Ausfuhranmeldung. Jedes kennt seinen Teil. Die Verbindung dazwischen ist ein Mensch, der abtippt, vergleicht und nachfragt.

Genau dort entstehen die Fehler, die später teuer werden – und genau dort setzen wir an. Die Software legt sich über Ihre vorhandenen Systeme und führt den Vorgang an einer Stelle zusammen. Die Daten werden einmal gelesen und von dort in die angeschlossenen Systeme geschrieben. Sie prüfen und geben frei, statt abzutippen.

Einmal statt fünfmal

Gelesen, nicht abgetippt

Die Bestellung wird aus dem Originalbeleg gelesen – aus Mail, PDF oder Scan, in acht Sprachen. Jede Angabe muss im Beleg nachweisbar sein; was nicht eindeutig ist, wird markiert statt ergänzt. Von dort geht sie in die angeschlossenen Systeme.

Ein Vorgang, ein Stand

Die Antwort steht an einer Stelle

Wo eine Bestellung steht, sehen Sie an einem Bildschirm: gelesen, vorbereitet, Papiere vollständig, Spediteur gebucht, Rechnung bereit. Fragt der Kunde nach, braucht es dafür keine drei Programme und keinen Kollegen, der gerade im Urlaub ist.

Angebunden, nicht ersetzt

Ihr ERP bleibt, wo es ist

Die Buchhaltung bleibt in Ihrem System, der Bestand im ERP, die Sendung beim Spediteur. Nichts wird abgelöst, nichts migriert. Was wegfällt, ist ausschließlich die Handarbeit dazwischen.

Das System bereitet vor, Sie geben frei. Nach draußen geht nichts, bevor jemand den Haken gesetzt hat.

Aus einem laufenden System

Keine sieben Werkzeuge. Sieben Ansichten derselben Software.

Was Sie hier sehen, ist kein Baukasten, aus dem Sie sich etwas aussuchen. Es sind Ansichten einer Software, die für einen Betrieb gebaut wurde – mit seinen Abläufen, seinen Belegen, seinen Systemen. Bei Ihnen sähe sie anders aus, weil Ihr Betrieb anders ist.

Jeder Vorgang beginnt mit einem Beleg

Postfach & Erfassung

Heute

Alles landet in einem Postfach: Bestellungen als PDF, Anfragen im Fließtext, Nachträge als Antwort auf die Antwort. Jemand öffnet, liest, tippt ab. Kommt dieselbe Bestellung ein zweites Mal, wird sie ein zweites Mal angelegt.

Mit delegario

Das Postfach wird angebunden. Jede Nachricht wird gelesen – auch der schräg eingezogene Scan und das PDF, dessen Tabelle über zwei Seiten läuft. Ein Nachtrag wird dem Vorgang zugeordnet statt doppelt angelegt. Ohne Beleg legt das System nichts an.

Was nicht eindeutig lesbar ist, wird zum Klärungsfall mit Namen – nicht zu einer stillen Übernahme, die erst bei der Reklamation auffällt.
Beispieldaten, frei erfunden

Eingang

38 Nachrichten heute · gelesen und zugeordnet

eingegangen38
AbsenderEingangErgebnis
Muster Pflege gGmbHBestellung als PDF14 Positionen gelesen, Entwurf angelegt
Beispiel Bau GmbHAnfrage im FließtextAngebotsentwurf vorbereitet
Muster KlinikScan, schräg eingezogengelesen, drei Felder als unsicher markiert
Beispiel Gastro GmbHNachtrag zur Bestellungals Dublette erkannt, dem Vorgang zugeordnet
Muster Chemie KGMail ohne Anhangkein Beleg, Klärungsfall angelegt
Heute38 Nachrichten gelesen, 34 Vorgänge angelegt, 4 zur Klärung

Beispieldaten. Gelesen wird automatisch, angelegt wird als Entwurf. Weiter geht nichts, bevor jemand freigegeben hat.

Welche Ansichten bei Ihnen entstehen, steht vorher nicht fest. Das entscheidet der Arbeitstag vor Ort: Wir sehen, wo dieselbe Handarbeit jede Woche wiederkehrt – bei Preislisten, Auftragsbestätigungen, Bestellvorschlägen, Zertifikaten oder dem Nachfassen bei überfälligen Lieferungen – und bauen genau dafür. So läuft das Vorprojekt.

Ihre Systeme

Ihr System bleibt führend.

Wir ersetzen weder Ihre Warenwirtschaft noch Ihre Buchhaltungssoftware. Wir arbeiten auf dem, was dort ohnehin ein- und ausgeht: Postfächer, PDF, Exporte, Formulare. Angelegt wird über dokumentierte Schnittstellen oder als Entwurf, den Ihr Team übernimmt. Schreibende Zugriffe erfolgen ausschließlich über dokumentierte Schnittstellen oder über ein mit Ihnen schriftlich vereinbartes Verfahren.

Verarbeitung in Deutschland, in der EU oder bei Ihnen im Haus. Einzelne Dienste mit Drittlandbezug setzen wir nur mit Ihrer Kenntnis und auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln ein; welche das sind, steht namentlich im Auftragsverarbeitungsvertrag. Aus Ihrem Haus geht nur, was Sie vorher freigegeben haben.

Zusammenarbeit

Drei Stufen, und jede entscheidet über die nächste.

Stufe 01

Vorprojekt

Einen Arbeitstag lang nehmen wir bei Ihnen auf, wie ein Vorgang heute wirklich läuft. Danach wissen Sie, welche Schritte wegfallen können und was die Umsetzung kostet. Der Betrag wird auf ein Folgeprojekt angerechnet.

ErgebnisProzessaufnahme, Zielarchitektur und Umsetzungsplan — schriftlich, in der Regel innerhalb einer Woche. Entscheiden Sie sich gegen eine Umsetzung, behalten Sie die Unterlagen und können sie selbst oder mit einem anderen Partner nutzen. Was in Ihren eigenen Systemen entsteht, bleibt dauerhaft bei Ihnen. Die Nutzung der von uns betriebenen Abläufe ist an den laufenden Vertrag gebunden (AGB).
Stufe 02

Projektphase

Wir setzen Prozess für Prozess um, nicht alles auf einmal. Jeder läuft zuerst im Vorschau-Modus: Das System bereitet vor, nach draußen geht nichts. Scharf geschaltet wird erst, wenn Sie gesehen haben, dass es stimmt.

ErgebnisEin Prozess läuft, dokumentiert und übergeben. Das ERP bleibt führend, die Freigabe bleibt bei Ihrem Team. Zum Vorprojekt
Stufe 03

Betrieb

Was gebaut ist, muss laufen. Wir überwachen die Abläufe, kümmern uns um Änderungen an Schnittstellen und Formaten und bauen aus, wenn Bedarf entsteht.

ErgebnisEin fester Umfang je Monat, schriftlich festgelegt. Was darüber hinausgeht, stimmen wir vorher ab.

Sie müssen nicht den ganzen Betrieb umbauen. Ein Vorgang reicht als Anfang, und nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob die nächste folgt. Wie lange der erste dauert, sagen wir Ihnen nach dem Vorprojekt. Was wir vorher wissen müssen, klären wir im Erstgespräch – kostenfrei und ohne Verpflichtung, vor Ort in der Pfalz und im Rhein-Neckar-Raum, etwa in Mannheim, Ludwigshafen oder Karlsruhe, oder per Video.

Wie wir arbeiten

Methode, KI-Grundsätze und das Team.

Diese Seite zeigt, was Automatisierung für Ihren Betrieb bedeutet. Wie wir vorgehen und wo KI zuarbeitet, steht auf der Startseite. Wer dahintersteht, zeigt die Teamseite.

Unsere MethodeKI-GrundsätzeDas Team
Häufige Fragen

Was Betriebe uns zuerst fragen.

Müssen wir unser ERP oder unsere Software wechseln?

Nein. Ihr System bleibt führend. Wir arbeiten auf dem, was ohnehin bei Ihnen entsteht: Postfächer, PDF, Exporte, Formulare. Angelegt wird über dokumentierte Schnittstellen oder als Entwurf, den Ihr Team übernimmt.

Was passiert, wenn etwas nicht eindeutig ist?

Dann wird nichts still übernommen. Der Vorgang landet mit dem markierten Unterschied auf einer Liste, und eine Person bei Ihnen entscheidet. Die Schwelle, ab wann etwas als eindeutig gilt, legen Sie fest.

Wer trägt die Verantwortung für eine Buchung oder einen Auftrag?

Sie. Wir bereiten vor, prüfen und legen vor. Freigegeben wird bei Ihnen, und diese Freigabe ist dokumentiert. Kein automatischer Ablauf bucht oder versendet ohne diese Freigabe.

Wir haben keine IT-Abteilung. Geht das trotzdem?

Genau dafür sind wir da. Wir bauen, betreiben und überwachen die Abläufe und melden uns, wenn sich ein Format oder eine Schnittstelle ändert. Sie brauchen dafür niemanden im eigenen Haus.

Verlassen unsere Daten das Haus?

Verarbeitung in Deutschland, in der EU oder bei Ihnen im Haus. Eingesetzt werden nur Dienste, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Einzelne Dienste mit Drittlandbezug nutzen wir nur mit Ihrer Kenntnis und auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Die vollständige Liste steht offen im AVV.

Wie fangen wir an?

Mit einem kurzen Erstgespräch. Wir schauen gemeinsam, welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, und starten mit genau diesem einen. Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist das Vorprojekt der Einstieg.

Erstgespräch

Mehr Zeit für das Geschäft.

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